书信
书信包括一般书信和专用书信。一般书信即指私人往来的信件。专用书信包括感谢信、表扬信、慰问信、推荐信、介绍信、证明信、咨询信、申请书、聘书、决心书、倡议书、建议书、挑战书等。专用书信具有专门性和内容上的规定性。公开的专用书信大都用标题标明信件的性质。以团体署名的专用信件,一般不加结束语与问候语。
(1)一般书信
包括称呼、正文、结束语、署名、日期五个部分,每个部分都有一定的格式。
①称呼。当面怎样称,信上也要怎样称。要顶格写在第一行,称呼后边用冒号。
②正文。正文是信的主要部分,要说的话都在这里。正文前可以有问候语。如“你好”、“近来工作忙吗”之类。这个问候语要缩两格写,也可以自成一段。如果问候语自成一段了,正文就要从另一行缩两格开始写,转行顶格。正文要分段,最好一事自成一段。每段开始都要空两格。要做到真诚、得体、简明、慎重。
③结束语。结束语也叫致敬语,是礼貌语言。致敬语应该因人因具体情况而定。格式一般分两行,以“此致敬礼”为例,“此致”写在文后第一行缩两格处,“敬礼”写在第二行顶格处。
④署名。写在正文后第三行右方(写完署名,后面应空两格)。
⑤日期。写在正文后第四行的右方(写完日期,后面应空两格)。如果整封信已写完,发现内容有遗漏,或又有什么话要说,可补写在后面,加“又及”、“另外”、“还有”字样。
[示例]
亲爱的×××:
您好!
最近一个时期,对于我毕业后选择职业志愿的问题,我和妈妈各有各的想法,意见总不能统一。所以,我去信和您谈谈我的想法,希望能得到您的支持。
做一名优秀的技术工人一直是我最大的愿望。您还记得吗?小时候当我独自把坏掉的插座修好时,您夸我心灵手巧,说我长大了一定是个有出息的人。做一个技术工人并不可耻。假设一间工厂如果只有脑力劳动者而没有一名优秀的技工,那么机器出现故障时由谁来修理它,让它重新工作呢?即使作为一个工人,我也能继续学习专业知识,在工作岗位上边实践边检验学到的知识,锻炼自己,以便成为一名优秀的技师。
亲爱的×××,我想,也许我的选择在一段时间内会让母亲失望、难过,但相信在不久的将来,她会理解我的。请相信我的选择,请让我走自己的路!
祝
身体健康,万事如意!
(2)专用书信
①感谢信
是对某个单位或个人的关怀、支援、帮助表示感谢的信。这种信可以直接给对方或对方所在单位,也可以张贴在对方单位内或所在地的公共场所,还可以交给报纸、广播电台、电视台刊登或播映。
感谢信的格式如下:
a.第一行正中用较大的字体写上“感谢信”三个字。如果写给个人,这三个字可不写。有的还在“感谢信”三个字的前边加上一个定语,说明是因为什么事情写给谁的感谢信。
b.称呼。第二行顶格写出被感谢单位名称或个人姓名,姓名后可加适当的称呼,称呼后用冒号。如果感谢的对象比较多,可把感谢对象放在正文中间提出。
c.正文。第三行空两格写起。要写清对方在什么时间、什么地点,由于什么原因做了什么事,对自己或单位有什么支持或帮助,事情有什么好的结果或影响。还要写清楚从中表现了对方哪些好思想、好品德、好风格。最后表示自己或所在单位向对方学习的态度和决心。文字要精练,感情要真挚。
d.结束语,即致敬语。另起一行空两格写上“此致”,下一行顶格写上“敬礼”。
e.署名、日期。在正文后第三行右方写上发信单位名称或者个人姓名,在正文后第四行右方写上发信的日期。(写完署名、日期,后面应空两格)
[示例]
××医院全体医生及护士:
我村五保老人×××因下肢溃烂前往贵科室治疗期间,得到了你们的热情接待,并被给予了高超的技术治疗以及热情周到的护理。在此向你们致以衷心的感谢!
同时,我们也感谢医院的各级领导,感谢你们培养出像姜主任、刘大夫这样的好医生!千言万语的感谢最后只能汇成一句祝福的话:真心祝愿医院××科全体医护人员身体健康,全家幸福!
此致
敬礼
②表扬信
是对某些单位或个人的模范事迹和高尚风格表示颂扬的信件。这种信件可以是领导机关、群众团体表扬所属的某一单位或某一个人的,也可以是群众之间的互相表扬。表扬信张贴在被表扬的单位、个人的所在地或公共场所,也可以在报纸上发表,在电台广播,在授奖大会上宣读。
表扬信的格式和写法与感谢信相同。
[示例]
可亲可敬的献血者:
5月12日四川汶川发生8.0级大地震,人员伤亡惨重,急需大量的血液。5月21日9点,由×××分校红十字会组织的“爱心献血,感恩社会”无偿献血活动在图书馆前的广场拉开序幕。来自××学院各年级的同学积极自愿地参与了这次献血活动。
××学院的30名学子们积极参加无偿献血的行动不仅挽救了许多人的生命,而且弘扬了救死扶伤、乐于助人的奉献精神,充分体现了当代大学生以真情奉献社会,以爱心温暖校园的崇高思想品德。你们献出一份爱心,将使整个社会变得更加温馨与和谐!我们相信,全体师生都将以你们为榜样,加入到无偿献血的队伍中来,在四川人民需要我们的时候,奉献我们的热血和爱心。
最后,真诚地感谢××学院所有献血的和有心献血的同学们!祝愿你们今后身体健康,学业有成,为国家和学校的发展做出更大的贡献!
③慰问信
是组织、部分群众或某个人向有关集体、个人表示慰劳、问候、致意的书信。所谓有关集体或个人分作两类:一类是在“两个文明”建设中作出了重大贡献的,一类是由于某种原因而遇到暂时困难或遭受严重损失的。
慰问信的格式和写法与感谢信(正文除外)相同。慰问信的正文内容,首先说明写慰问信的原因,或是因为对方在工作中取得了成绩,或是因为对方遇到了暂时的困难和挫折;其次,叙述对方的模范事迹或遇到困难时表现出来的高贵品质,并向对方表示慰问;再次,写一些赞扬、鼓励和祝愿的话。语气要诚恳、真切,行文要朴实。
[示例]
尊敬的退休教师们:
你们好!
在敬老日来临之际,请接受我们对你们的亲切慰问,并祝你们身体健康,合家幸福。
在过去的岁月里,你们把汗水洒在了哺育学生的讲台上,留下的经验和辉煌至今仍是我校引以为傲的财富。××××小学的历史上,记载着你们不可磨灭的贡献,××××小学的创业途中,仍期盼着你们的关注和支持。莫道桑榆晚,为霞尚满天。衷心希望,老教师在科学安排好自己的晚年生活的同时,与时俱进,有所作为,继续开展一些有益于身心健康的活动,不断提高生活质量,继续发挥余热,多做些贡献社会、有益家庭、教育青年、促进稳定的工作,真诚欢迎你们常回校看看,为学校的发展出谋划策。
祝节日快乐!
④介绍信
是派遣人员去外单位联系工作、洽谈事务、参加会议、了解情况时所使用的信件,对派遣人员起介绍和证明的作用。介绍信的格式如下:
a.题目。第一行正中写“介绍信”三个字,用大号字。
b.称呼。第二行顶格写联系单位的名称或个人姓名,后加冒号。
c.正文。第三行空两格写起。如实填写受遣人员的姓名和基本情况,并用简明扼要的语言写明接洽的事项和对接洽单位的要求等。
d.致敬语。与书信致敬语写法相同。
e.署名、日期。在正文后第三、第四行右方分别写明介绍单位的名称或个人姓名和日期,单位介绍要加盖公章。
f.最后一行左方注明有效期,天数要大写。
[示例]
尊敬的×××公司:
您好。
在校大学生参加社会实践活动是大学生理论联系实际、在实践中成长的有效途径。根据团省委的指示精神,我院每年都组织大学生利用假期通过各种形式参加各种社会实践活动,兹介绍我院××级××××专业××同学在寒假期间到贵单位联系进行社会实践活动,请给予大力支持!
此致
敬礼!
⑤证明信
是证明某人身份、经历等情况或证明某件事情真相的专用书信,它一般以组织名义写,格式如下:
a.名称。第一行正中用大号字写“证明”二字。
b.称呼。第二行顶格写需要证明信的单位的名称,后加冒号。
c.正文。第三行空两格写清要证明的人或事物的具体内容。如内容较多,可分段书写。内容要真实可靠。
d.正文结束后,另起一行,空两格写“特此证明”。
e.署名、日期。在“特此证明”下一行右方写证明单位的名称,并加盖公章。在单位名称下边写年、月、日。
[示例]
总务处:
我班李刚同学不慎遗失校徽一枚,号码为1024,请予以办理补发手续。
特此证明。
⑥倡议书
是集体或个人首先公开提出某种建议的专用书信。格式如下:
a.名称。第一行正中用大号字写上“倡议”或“倡议书”或“……的倡议书”。
b.正文。第二行空两格写正文(有的在第二行顶格写称呼)。正文要写清提出倡议的背景和目的、倡议的内容和事项,然后写上倡议者的决心和希望。
c.署名、日期。正文右下方分两行写上发出倡议的单位名称或个人(几个人)姓名,注明日期。
[示例]
全县的广大团员青年、干部职工、爱心人士:
你们好!当我们安然有序地学习工作、安康幸福地享受生活时,一个不幸的家庭却在紧急呼救!一个充满生活热情的生命正在泣血求助!
他,就是大方一中2011级高二(5)班的卢彬同学。卢彬同学家住边远、偏僻、落后的大方县牛场乡九龙村四组,世代以务农为生,家庭经济拮据,且只有一份土地。然而不幸降临了,他于今年6月经中国人民解放军四十四医院检查确诊为尿毒症,换肾手术费以及药费需要60万元。为了给他医治,其父母已用完了所有积蓄,债台高筑,知情的亲朋与邻居也都纷纷解囊。然而杯水车薪,巨额的医药费用仍然横亘在孱弱的生命前……
一个人的付出可能是杯水车薪,但是如果有更多的人献出自己的爱心,也许就能帮助最需要的人度过最难熬的日子,获得重生。让我们伸出援助之手,为这个饱受病魔折磨的生命做点什么吧!众人拾柴火焰高,爱心捐助汇暖流!您所捐助的每一元钱都饱含着无价的爱心,都将化成一缕缕阳光,汇成一股股甘泉,给厄运中人以无限力量。让我们用博爱的胸怀铸就世间的真情,用奉献的行动拯救宝贵的生命!愿我们的点滴付出凝聚成爱心的彩虹,让暗淡的生命重新焕发出灿烂的生机!
我们热忱地期盼您的援助!
(1)一般书信
包括称呼、正文、结束语、署名、日期五个部分,每个部分都有一定的格式。
①称呼。当面怎样称,信上也要怎样称。要顶格写在第一行,称呼后边用冒号。
②正文。正文是信的主要部分,要说的话都在这里。正文前可以有问候语。如“你好”、“近来工作忙吗”之类。这个问候语要缩两格写,也可以自成一段。如果问候语自成一段了,正文就要从另一行缩两格开始写,转行顶格。正文要分段,最好一事自成一段。每段开始都要空两格。要做到真诚、得体、简明、慎重。
③结束语。结束语也叫致敬语,是礼貌语言。致敬语应该因人因具体情况而定。格式一般分两行,以“此致敬礼”为例,“此致”写在文后第一行缩两格处,“敬礼”写在第二行顶格处。
④署名。写在正文后第三行右方(写完署名,后面应空两格)。
⑤日期。写在正文后第四行的右方(写完日期,后面应空两格)。如果整封信已写完,发现内容有遗漏,或又有什么话要说,可补写在后面,加“又及”、“另外”、“还有”字样。
[示例]
亲爱的×××:
您好!
最近一个时期,对于我毕业后选择职业志愿的问题,我和妈妈各有各的想法,意见总不能统一。所以,我去信和您谈谈我的想法,希望能得到您的支持。
做一名优秀的技术工人一直是我最大的愿望。您还记得吗?小时候当我独自把坏掉的插座修好时,您夸我心灵手巧,说我长大了一定是个有出息的人。做一个技术工人并不可耻。假设一间工厂如果只有脑力劳动者而没有一名优秀的技工,那么机器出现故障时由谁来修理它,让它重新工作呢?即使作为一个工人,我也能继续学习专业知识,在工作岗位上边实践边检验学到的知识,锻炼自己,以便成为一名优秀的技师。
亲爱的×××,我想,也许我的选择在一段时间内会让母亲失望、难过,但相信在不久的将来,她会理解我的。请相信我的选择,请让我走自己的路!
祝
身体健康,万事如意!
×××
××××年××月××日
(2)专用书信
①感谢信
是对某个单位或个人的关怀、支援、帮助表示感谢的信。这种信可以直接给对方或对方所在单位,也可以张贴在对方单位内或所在地的公共场所,还可以交给报纸、广播电台、电视台刊登或播映。
感谢信的格式如下:
a.第一行正中用较大的字体写上“感谢信”三个字。如果写给个人,这三个字可不写。有的还在“感谢信”三个字的前边加上一个定语,说明是因为什么事情写给谁的感谢信。
b.称呼。第二行顶格写出被感谢单位名称或个人姓名,姓名后可加适当的称呼,称呼后用冒号。如果感谢的对象比较多,可把感谢对象放在正文中间提出。
c.正文。第三行空两格写起。要写清对方在什么时间、什么地点,由于什么原因做了什么事,对自己或单位有什么支持或帮助,事情有什么好的结果或影响。还要写清楚从中表现了对方哪些好思想、好品德、好风格。最后表示自己或所在单位向对方学习的态度和决心。文字要精练,感情要真挚。
d.结束语,即致敬语。另起一行空两格写上“此致”,下一行顶格写上“敬礼”。
e.署名、日期。在正文后第三行右方写上发信单位名称或者个人姓名,在正文后第四行右方写上发信的日期。(写完署名、日期,后面应空两格)
[示例]
感谢信
××医院全体医生及护士:
我村五保老人×××因下肢溃烂前往贵科室治疗期间,得到了你们的热情接待,并被给予了高超的技术治疗以及热情周到的护理。在此向你们致以衷心的感谢!
同时,我们也感谢医院的各级领导,感谢你们培养出像姜主任、刘大夫这样的好医生!千言万语的感谢最后只能汇成一句祝福的话:真心祝愿医院××科全体医护人员身体健康,全家幸福!
此致
敬礼
××乡××村民委员会
××××年××月××日
②表扬信
是对某些单位或个人的模范事迹和高尚风格表示颂扬的信件。这种信件可以是领导机关、群众团体表扬所属的某一单位或某一个人的,也可以是群众之间的互相表扬。表扬信张贴在被表扬的单位、个人的所在地或公共场所,也可以在报纸上发表,在电台广播,在授奖大会上宣读。
表扬信的格式和写法与感谢信相同。
[示例]
表扬信
可亲可敬的献血者:
5月12日四川汶川发生8.0级大地震,人员伤亡惨重,急需大量的血液。5月21日9点,由×××分校红十字会组织的“爱心献血,感恩社会”无偿献血活动在图书馆前的广场拉开序幕。来自××学院各年级的同学积极自愿地参与了这次献血活动。
××学院的30名学子们积极参加无偿献血的行动不仅挽救了许多人的生命,而且弘扬了救死扶伤、乐于助人的奉献精神,充分体现了当代大学生以真情奉献社会,以爱心温暖校园的崇高思想品德。你们献出一份爱心,将使整个社会变得更加温馨与和谐!我们相信,全体师生都将以你们为榜样,加入到无偿献血的队伍中来,在四川人民需要我们的时候,奉献我们的热血和爱心。
最后,真诚地感谢××学院所有献血的和有心献血的同学们!祝愿你们今后身体健康,学业有成,为国家和学校的发展做出更大的贡献!
×××分校红十字会
××××年××月××日
③慰问信
是组织、部分群众或某个人向有关集体、个人表示慰劳、问候、致意的书信。所谓有关集体或个人分作两类:一类是在“两个文明”建设中作出了重大贡献的,一类是由于某种原因而遇到暂时困难或遭受严重损失的。
慰问信的格式和写法与感谢信(正文除外)相同。慰问信的正文内容,首先说明写慰问信的原因,或是因为对方在工作中取得了成绩,或是因为对方遇到了暂时的困难和挫折;其次,叙述对方的模范事迹或遇到困难时表现出来的高贵品质,并向对方表示慰问;再次,写一些赞扬、鼓励和祝愿的话。语气要诚恳、真切,行文要朴实。
[示例]
致全体退休教师的慰问信
尊敬的退休教师们:
你们好!
在敬老日来临之际,请接受我们对你们的亲切慰问,并祝你们身体健康,合家幸福。
在过去的岁月里,你们把汗水洒在了哺育学生的讲台上,留下的经验和辉煌至今仍是我校引以为傲的财富。××××小学的历史上,记载着你们不可磨灭的贡献,××××小学的创业途中,仍期盼着你们的关注和支持。莫道桑榆晚,为霞尚满天。衷心希望,老教师在科学安排好自己的晚年生活的同时,与时俱进,有所作为,继续开展一些有益于身心健康的活动,不断提高生活质量,继续发挥余热,多做些贡献社会、有益家庭、教育青年、促进稳定的工作,真诚欢迎你们常回校看看,为学校的发展出谋划策。
祝节日快乐!
××市××××小学
××××年××月××日
④介绍信
是派遣人员去外单位联系工作、洽谈事务、参加会议、了解情况时所使用的信件,对派遣人员起介绍和证明的作用。介绍信的格式如下:
a.题目。第一行正中写“介绍信”三个字,用大号字。
b.称呼。第二行顶格写联系单位的名称或个人姓名,后加冒号。
c.正文。第三行空两格写起。如实填写受遣人员的姓名和基本情况,并用简明扼要的语言写明接洽的事项和对接洽单位的要求等。
d.致敬语。与书信致敬语写法相同。
e.署名、日期。在正文后第三、第四行右方分别写明介绍单位的名称或个人姓名和日期,单位介绍要加盖公章。
f.最后一行左方注明有效期,天数要大写。
[示例]
介绍信
尊敬的×××公司:
您好。
在校大学生参加社会实践活动是大学生理论联系实际、在实践中成长的有效途径。根据团省委的指示精神,我院每年都组织大学生利用假期通过各种形式参加各种社会实践活动,兹介绍我院××级××××专业××同学在寒假期间到贵单位联系进行社会实践活动,请给予大力支持!
此致
敬礼!
××(学院)委员会
××××年××月××日
⑤证明信
是证明某人身份、经历等情况或证明某件事情真相的专用书信,它一般以组织名义写,格式如下:
a.名称。第一行正中用大号字写“证明”二字。
b.称呼。第二行顶格写需要证明信的单位的名称,后加冒号。
c.正文。第三行空两格写清要证明的人或事物的具体内容。如内容较多,可分段书写。内容要真实可靠。
d.正文结束后,另起一行,空两格写“特此证明”。
e.署名、日期。在“特此证明”下一行右方写证明单位的名称,并加盖公章。在单位名称下边写年、月、日。
[示例]
证明
总务处:
我班李刚同学不慎遗失校徽一枚,号码为1024,请予以办理补发手续。
特此证明。
初一(2)班班主任
贺云(盖章)
××××年××月××日
⑥倡议书
是集体或个人首先公开提出某种建议的专用书信。格式如下:
a.名称。第一行正中用大号字写上“倡议”或“倡议书”或“……的倡议书”。
b.正文。第二行空两格写正文(有的在第二行顶格写称呼)。正文要写清提出倡议的背景和目的、倡议的内容和事项,然后写上倡议者的决心和希望。
c.署名、日期。正文右下方分两行写上发出倡议的单位名称或个人(几个人)姓名,注明日期。
[示例]
爱心捐助同学的倡议书
全县的广大团员青年、干部职工、爱心人士:
你们好!当我们安然有序地学习工作、安康幸福地享受生活时,一个不幸的家庭却在紧急呼救!一个充满生活热情的生命正在泣血求助!
他,就是大方一中2011级高二(5)班的卢彬同学。卢彬同学家住边远、偏僻、落后的大方县牛场乡九龙村四组,世代以务农为生,家庭经济拮据,且只有一份土地。然而不幸降临了,他于今年6月经中国人民解放军四十四医院检查确诊为尿毒症,换肾手术费以及药费需要60万元。为了给他医治,其父母已用完了所有积蓄,债台高筑,知情的亲朋与邻居也都纷纷解囊。然而杯水车薪,巨额的医药费用仍然横亘在孱弱的生命前……
一个人的付出可能是杯水车薪,但是如果有更多的人献出自己的爱心,也许就能帮助最需要的人度过最难熬的日子,获得重生。让我们伸出援助之手,为这个饱受病魔折磨的生命做点什么吧!众人拾柴火焰高,爱心捐助汇暖流!您所捐助的每一元钱都饱含着无价的爱心,都将化成一缕缕阳光,汇成一股股甘泉,给厄运中人以无限力量。让我们用博爱的胸怀铸就世间的真情,用奉献的行动拯救宝贵的生命!愿我们的点滴付出凝聚成爱心的彩虹,让暗淡的生命重新焕发出灿烂的生机!
我们热忱地期盼您的援助!
××市××××中学
××××年××月××日
